当社で保有している保有個人データ関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示の請求(以下、「開示等の請求」といいます)につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

(a) 事業者の名称

株式会社ハッピースマイル
〒330-0854 埼玉県さいたま市大宮区桜木町一丁目195-1 大宮ソラミチKOZ 11階
代表取締役 佐藤 堅一

(b) 個人情報の管理責任者

個人情報保護管理者：事業統括本部 玉置 尚人
連絡先：「d) 個人情報取扱いに関する苦情・相談の申し出先」まで

(c) 全ての開示対象個人情報の利用目的

[お客様情報(ユーザー様等)]

• ユーザー様サポートのため
• ご利用履歴管理のため
• 当社サービスのご案内のため
• お問合せ対応のため

[お客様情報(お取引先等)]

• 発注内容確認のため(通信記録等)

[当社従業員情報]

• 社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため

[当社への採用応募者情報]

• 採用活動(書類審査、面接、評価、応募者への連絡等)のため

(d) 個人情報取扱いに関する苦情・相談の申し出先

〒330-0854 埼玉県さいたま市大宮区桜木町一丁目195-1 大宮ソラミチKOZ 11階
株式会社ハッピースマイル 個人情報問合せ窓口
メールアドレス:infosec@happysmile-inc.jp
TEL:048-919-3306(受付時間 10:00～17:00※)

• ※土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

(e) 認定個人情報保護団体

現在、当社が加盟する認定個人情報保護団体に所属しております。

[認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先]

• 一般財団法人日本情報経済社会推進協会

[苦情の解決の申出先]

• 認定個人情報保護団体事務局

[住所]
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内

[電話番号]
03-5860-7565／0120-700-779

＜※ご注意下さい※＞
上記の問い合わせ先は、個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています。

(f) 保有個人データの開示等の求めに応じる手続き

1. (1)開示等の求めの申し出先
   開示等のお求めは、上記個人情報問合せ係にお申し出ください。
   • ※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その 旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って対応させていただきます。
2. (2)開示等の求めに関するお手続き
   1. お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式を郵送いたします。
      • 利用目的の通知の場合:「保有個人データ開示等請求書」
      • 開示の場合:「保有個人データ開示等請求書」
      • 訂正、追加又は削除の場合、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の場合:「保有個人データ開示等請求書」
   2. ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替(利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ)を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。
   3. 上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度(例:電話番号と生年月日等)の情報をお問合せさせていただきます。
   4. 回答は原則としてご本人に対して書面(封書郵送)にておこないます。
3. (3)代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料
   開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。
   1. 代理人である事を証明する資料
      <開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合>
      • 本人の委任状(原本)
      <代理人様が未成年者の法定代理人の場合>いずれかの写し>
      • 戸籍謄本
      • 住民票(続柄の記載されたもの)
      • その他法定代理権の確認ができる公的書類
      <代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合>いずれかの写し>
      • 後見登記等に関する登記事項証明書
      • その他法定代理権の確認ができる公的書類
   2. 代理人である事を証明する資料
      • 運転免許証
      • パスポート
      • 健康保険の被保険者証(被保険者等記号・個人番号等は全桁を墨塗りしてご提出ください)
      • 住民票
      • 住民基本台帳カード
4. (4)利用目的の通知または開示のお求めについての手数料
   1回のお求めにつき1000円
   (書面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。その他の方法 でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます。)

(g) 保有個人データの安全管理のために講じた措置

1. (1)基本方針の策定
   保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。
2. (2)保有個人データの取扱いに係る規律の整備 保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。
3. (3)組織的安全管理措置
   開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。
   1. 保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
   2. 保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
4. (4)人的安全管理措置
   1. 保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
   2. 保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。